どこから変えると、手作業が減る？
最初に変えるのは、会計ソフトではなく「同じ情報を何度も打つ流れ」です。取引先・品目・金額の元データを一つにし、見積から請求まで引き継げる形を考えます。
1. 見積から請求まで、書き直す箇所を数える
直近の見積書と請求書を1組並べます。宛名・品目・単価・数量をどこから写しているか、誰が確認しているかを書き出します。実際の帳票には取引先の情報があるため、相談時は名前や金額を伏せた見本でも大丈夫です。
2. 一つの仕事だけ、元データを共通にする
まずは定型の見積1種類から。取引先と品目の一覧を決め、見積で入力した内容を請求書へ引き継ぎます。値引き・例外の単価・税の扱いは、担当者が確認できるよう残します。
3. 作成時間と修正の回数で確かめる
導入前後で同じ種類の帳票を比べ、作成にかかった分数と、転記を直した回数を記録します。帳票作成・送付と、会計処理・保存の責任は分けて考えます。
すでに会計ソフトを使っていても、見積の作り方を全部置き換える必要はありません。会計ソフトに渡す前の手作業から整理できます。