見積書を作るたびに、「この単価表で合っているかな」と確認していないでしょうか。共有フォルダに似た名前の表が並んでいたり、担当者のパソコンにだけ新しい表があったりすると、見積を作る前に探す仕事が増えてしまいます。
単価表は、きれいな表を作ることが目的ではありません。見積を作る人が、今使うべき金額と条件を迷わず確認できるようにするものです。今回は、単価表を一つの仕事の流れとしてそろえるために、最初に決めたいことを整理します。
まず、見積に使う表を一つ決めます
単価表が複数あるとき、全部を直すところから始める必要はありません。まずは「これを見積に使う」と決める表を一つ選びます。共有フォルダでも、今使っている表計算ソフトでも構いません。見積を作る人が同じ場所から開けることが大切です。
一般的な例として、材料費の表、作業費の表、以前の見積を写した表が別々に残っている会社を考えます。この場合は、どれが基本の一覧かを先に決めます。昔の案件だけで使った金額や、確認中の案は、基本の表と同じ場所に混ぜないようにします。迷ったときに「どれを開くか」が決まると、次の整理もしやすくなります。
更新する人と、確認する人を分けます
単価が変わったのに表へ反映されないと、古い情報のまま見積を作る心配があります。一方で、誰でも自由に書き換えられる表も、いつ何が変わったのか分かりにくくなります。更新する人と、内容を確認してよいとする人を、役割として決めます。
更新の連絡が電話や口頭だけで終わると、後から確かめにくくなります。変更した日、変えた項目、確認した人を、表の近くに短く残す形にします。細かい仕組みを増やすより、今の仕事で続けられる方法を選ぶことが大切です。
案件ごとの例外は、基本の表に混ぜません
得意先との約束や、現場の条件によって、いつもの単価とは違う金額を使うことがあります。その情報を基本の単価表へそのまま書き足すと、別の案件で誤って使う可能性があります。基本の単価と、案件ごとに確認する条件を分けて残します。
例外の条件には、誰が確認するかも添えます。「前回と同じにする」とだけ残すより、どの案件の何を確認するのかが分かる形にします。見積を作る人が勝手に判断しなくても進められるようにすることが目的です。
AIには、見比べやすく整える役を任せます
AIには、古い表と新しい表の違いを並べたり、変更した候補を見つけやすくしたりする役を任せられます。表の項目をそろえ、確認したいところを読みやすくすることにも使えます。
ただし、AIは取引先との約束や現場の事情までは分かりません。単価を決めること、例外を認めること、更新内容を確定することは人が確認します。まずは、単価表を探す・見比べる仕事から整え、会社のやり方に合う形を作ります。見積の流れを整理したいときは、フォームからお問い合わせください。内容を確認し、対応できる範囲と進め方をご案内します。