どこから変えると、手作業が減る？
AIに任せるのは、問い合わせの整理と返信の下書きまで。相手に送る内容や約束は、人が確認して決めます。いきなり自動送信にせず、よくある質問から始めます。
1. よくある問い合わせを3種類に分ける
たとえば「サービスの説明」「日程の確認」「見積の相談」。最近のメールから件数が多いものを選び、答えるために必要な情報を整理します。個人情報や機密を、許可していないAIサービスへ渡さないことが前提です。
2. AIに渡す説明と、渡さない判断を決める
公式のサービス説明や確認済みの案内を、下書きの材料にします。料金の確約、契約条件、苦情、返金や特別対応は、担当者へ回します。情報が足りないときは、推測せず確認する下書きにします。
3. 下書きと送信を分けて試す
担当者が宛先・内容・添付を確認してから送ります。返信にかかる分数、修正した箇所、答えられなかった質問を記録し、案内文を直していきます。
返信時間を短くすることと、問い合わせの数を増やすことは別の課題です。まず返信の負担と、返答が遅れる理由を確かめます。