見積書を見ながら請求書を作り、同じ内容を台帳にも入力する。転記の負担を減らすには、入力を速くする前に、同じ情報をどこで何度使っているか確認します。

どの書類にも出てくる項目を探す

まず、同じ取引に関する書類を並べます。取引先名、品名、数量、単価など、繰り返し使っている項目に印をつけてみましょう。

一般的な例として、見積書と請求書で品名や数量が同じなら、確認済みの情報を次の書類へ引き継ぐ方法を考えられます。一方、取引の途中で変更される情報もあります。

「全部同じはず」と扱わず、共通の項目と、毎回確認する項目を分けることが出発点です。

正しい情報を、どこに置くか決める

ファイルが複数あると、どれが最新かを探す時間もかかります。担当者が見に行く元の情報を決め、修正したらどこへ反映するかをそろえます。

  • 元になる取引情報をどこに置くか
  • 変更してよい担当者は誰か
  • 変更内容をどこに残すか
  • 次の書類へ引き継ぐ前に、誰が確認するか

今の道具で情報を引き継げるなら、無理に新しいAIを入れる必要はありません。

自動で作るものは、まず下書きにする

確認済みの情報から次の書類を作れても、そのまま送ってよいとは限りません。納品内容の変更や、請求する時期など、人が確かめるところを残します。

下書きを作る処理と、内容を確認して発行・送付する操作を分けると、誰が何を確認したかを整理しやすくなります。

転記と確認を合わせて、前後を比べる

試した後は、転記にかかった時間だけでなく、元の情報を探す時間や修正する時間も確認します。転記は減っても、確認が複雑になっていないかを見ます。

取引条件や書類の記載事項は、会社のルールに合わせて確認する必要があります。ここでは書類の作り方を考えるための一般的な流れを紹介しています。