紙を見る。入力する。
もう一度、見比べる。
- 書類を受け取る
- 必要な項目を手で入力
- 原本を見て確認
BEFORE / AFTER
いつもの仕事に、
どう使える？
書類の入力、見積から請求、問い合わせへの返信。
AIと、決まった作業を処理する仕組み。
身近な仕事で、使う場面と確認するところを見てみましょう。
このページの見方
以下は仕事の流れを説明する例で、導入実績ではありません。
実際の機能・連携方法・費用は、仕事と社内のルールに合わせて決めます。
01
紙・PDF・写真の入力紙を見ながら入力する手間を、
紙を見ながら入力する手間を、
読み取りと確認に変える。
紙を見る。入力する。
読み取った一覧を、
人が確かめる。
- 必要な項目を読み取る
- 一覧の下書きを作る
- 人が原本と照合
会社に合わせるところ
いつもの書類に合わせた、入力アプリ。
注文書や申込書から必要な項目を選び、普段使う一覧の形にそろえる。読み取り結果を、担当者が原本と見比べられる画面を考えます。
ここは、人の出番。
読み取りにくい文字や抜けた項目を、元の書類と見比べて確かめます。
02
見積書から請求書・台帳へ同じ数字を、
同じ数字を、
何度も写さない。
見積書から、請求書へ。
台帳にも、また入力。
- 見積情報を開く
- 請求書へ転記
- 台帳にも転記
一度使った情報を、
次の書類へつなぐ。
- 確認済みの見積情報
- 請求書・台帳の下書き
- 人が内容・金額を確認
見積から請求への動きを試す
架空のデータで試せる操作デモです。
会社に合わせるところ
自社の帳票と、確認の順番に合わせる。
取引先ごとの項目や、社内で確認する順番を整理。確定した見積情報を、請求書や台帳の下書きへ引き継ぐ仕組みを考えます。
ここは、人の出番。
請求の内容、金額、発行・送付してよいかは、担当者が判断します。
03
問い合わせの整理・引き継ぎ届いた問い合わせを、
届いた問い合わせを、
担当者が対応しやすい一覧に。
届いた連絡を開いて、
読み分けて、伝える。
- 連絡を一つずつ読む
- 内容を分類する
- 担当者へ伝える
要点と担当を整理して、
人が対応を考える。
- 内容・要点を整理
- 担当者へ知らせる
- 人が方針を決めて対応
会社に合わせるところ
自社の担当分けに合わせた、対応一覧。
問い合わせの種類、担当者、対応状況を見渡せるように。実際の担当分けや引き継ぎ方に合わせた画面と通知を考えます。
ここは、人の出番。
相手の事情を聞き、どう応えるかを決めること。返信を送る前の確認も、人に残します。
CHECK THE CHANGE変えた後も、一緒に確かめる。
試した後は、ここを確かめます。
かかる時間は、どう変わった？
同じ仕事を同じ条件で見て、作業と確認にかかる時間を確かめます。
やり直しが、増えていない？
下書きの修正や確認に、かえって手間がかかっていないか見直します。
自分たちで、続けられる？
担当者が変わっても分かる手順と、迷ったときの判断基準を整えます。