ChatGPTで文章は作れたけれど、自社の仕事では何に使えばよいか分からない。そんなときは、AIでできることを探す前に、いつもの仕事を見てみましょう。最初は、繰り返しが多く、手順を説明できて、結果を確かめやすい作業を一つ選んでみましょう。
まず、繰り返している作業を書き出す
「事務を効率化する」では、何を変えるか決めにくくなります。「届いた注文書の品名と数量を表に写す」のように、手を動かしている場面まで具体的にします。
- 何を受け取って作業を始めるか
- どこへ、何を入力しているか
- 誰が、何を確認して終えるか
担当者にいつもの画面や書類を見せてもらうと、説明だけでは見えなかった作業が分かります。道具を決めるのは、その後です。
人の判断と、手を動かす作業を分ける
同じ「見積書を作る仕事」の中にも、価格を決める判断と、決まった価格を転記する作業があります。この二つを分けて考えます。
価格を決めるところは人が持ち、転記や一覧づくりを仕組みに任せる。仕事を丸ごと置き換えるよりも、任せる範囲を具体的に決めやすくなります。
小さく試して、確認の手間も測る
一般的な例として、注文書の入力を見直すなら、まず一種類の書式に絞って試す方法があります。元のやり方を残し、読み取り結果を原本と比べながら確かめます。
比べるのは入力時間だけではありません。結果を確認する時間、間違いを直す時間も含めて、同じ仕事にかかる手間を見ます。
確認や修正が増えたら、読み取る項目を減らす、書式をそろえるなど、方法を見直します。合わなければ元に戻せるようにしておきましょう。
最初の仕事を選ぶためのチェック
- 同じような作業が繰り返し発生している
- 入力と完成形を、実物で確認できる
- 間違いを確かめる担当者が決まっている
- 使ってよい情報の範囲を確認できている
- 元のやり方に戻せる
すべての仕事にAIが必要なわけではありません。入力する場所を一つにする、表の項目をそろえるだけで改善できることもあります。目的はAIを使うことではなく、毎日の仕事を続けやすくすることです。