毎月の請求確認、毎週の発注、決まった時期の連絡など、何度も行う仕事ほど、担当者の頭の中だけで進みやすくなります。いつも同じ人ができている間は困らなくても、休みや担当変更があると、何から手を付けるかを探すところから始まってしまいます。
定型作業を引き継げる形にすることは、難しい仕組みを増やすことではありません。次に担当する人が、同じ場所を見て、同じ順番で確認できるようにすることです。今回は、担当者だけの仕事にしないために、最初に決めたいことを整理します。
作業が始まるきっかけを残します
定型作業は、「月末になったら」「連絡が来たら」「この表が更新されたら」のように、何かをきっかけに始まります。そのきっかけが人の記憶だけにあると、次の人は作業の存在そのものに気付きにくくなります。
まずは、いつ、何を見たら始めるのかを短く残します。カレンダー、共有の予定表、いつも開くフォルダなど、今使っている場所で構いません。担当者が変わっても見つけられる場所を一つ決めます。
見る場所と、判断する場所を分けます
定型作業には、確認する資料と、判断する場面が混ざっています。資料を見つければ進められる仕事と、社長や取引先への確認が必要な仕事を、同じように扱うと、引き継いだ人が迷います。
一般的な例として、毎月の発注を担当している会社を考えます。在庫の一覧を見ることは誰でもできても、いつもと違う数量を決めることは担当者だけの判断かもしれません。この場合は、見る表と、誰に確認するかを分けて残します。次の人が勝手に決めず、必要なところだけ確認できる形になります。
終わったことを確認する場所を一つにします
作業が終わった後に、完了したのか、確認待ちなのかが分からないと、同じ仕事をもう一度調べることになります。メール、口頭、メモなどに完了の連絡が分かれる前に、「ここを見れば今の状態が分かる」という場所を決めます。
完了の印は、複雑でなくて構いません。次に見る人が、まだやることと終わったことを分けられる形にします。続ける中で迷った場所が出たら、そのときに項目を足します。
AIには、説明を整える役を任せます
AIには、担当者が残したメモを順番に並べたり、次に確認することを読みやすくしたりする役を任せられます。引き継ぐ人が最初に見る内容を短くするのにも使えます。
ただし、取引先との約束、いつもと違う対応、仕事を終えたと判断することは、人が確認します。まずは、定型作業の中で担当者しか分からない場所を一つ見つけ、次の人にも渡せる形にします。日報や引き継ぎの流れを整理したいときは、フォームからお問い合わせください。内容を確認し、対応できる範囲と進め方をご案内します。