[ CASE / 03 · L1+L3 ]
士業（社労士・税理士）
散らばっていた書類受領を、1つのポータルに。
顧問先 50 社からメール・FAX・紙で届いていた書類を、認証付きポータルに統一。確認工数を週5時間から週0.5時間まで削減。
※ 屋号フェーズのため、本ケースは taskcut の手法で実現を想定する仮想ケースです。
依頼者プロファイル。
| 業種 | 社労士・税理士共同事務所 |
|---|---|
| 規模 | 有資格者2名 + 補助スタッフ3名・顧問先 50 社 |
| 採用ライン | L1 業務整理スプリント（3週）+ L3 月額運用 |
| 主な悩み | 受領状況の確認に週5時間・催促電話の対応で他業務が圧迫 |
4つの業務が、こう変わりました。
改善前
- 書類受領 顧問先からメール / FAX / 紙で届く。チャネルがバラバラ
- 受領管理 Excel に手入力で記録。誰が更新したか分からない
- 顧問先連絡 「あれ届いてる？」の催促電話が日に数回
- 保管 紙のままファイリング。過去の書類検索に時間がかかる
改善後
- 書類受領 認証付き顧問先ポータルにアップロード。チャネル統一
- 受領管理 アップロード時に自動で台帳記録。Slack 通知も自動
- 顧問先連絡 顧問先側が自分の受領状況を確認可能。催促電話が消える
- 保管 電子保管 + タグ検索。過去書類が秒で出る
納品される画面、こんな感じです。
事務所側の受領管理ポータル。顧問先側にも同じデザインのアップロード画面を提供します。
portal.example-firm.jp/inbox
受領状況 — 5月度
対象: 50 社 / 期日: 2026-05-15
受領済
42 / 50
84%
要修正
3
差戻し中
未提出
5
自動催促済
顧問先 書類 受領日 状態
山田会計株式会社 源泉徴収票（4月分） 2026-05-02 受領
佐藤工業株式会社 雇用契約書 2026-05-03 受領
鈴木商店 離職票（要修正） 2026-05-04 要修正
高橋運輸 賃金台帳（4月分） 2026-05-05 受領
中村食品 — 未提出 未提出
伊藤建設 就業規則改定 2026-05-06 確認中
— FIG. 03 / Demo Mock — 顧問先ごとの受領状況をリアルタイム可視化
どう進めたか。
ヒアリングで「催促電話の負担」と「過去書類の検索性」が最重要課題と判明。書類の電子化を全面に押し出すのではなく、受領状況の可視化を主目的に設計しました。
3週間のスプリントで、事務所側の受領管理画面 / 顧問先側のアップロード画面 / Slack 通知を実装。顧問先側は社内 SSO や Google ログインの両対応で、顧問先 50 社の IT 環境差を吸収しました。
L3 月額運用に移行後、「マイナンバー含む書類の取り扱いポリシー対応」「年末調整書類の専用フォーム」など顧問先ごとの個別要望を継続実装中です。
数字で見る削減効果。
週5時間 → 週0.5時間 受領状況確認工数
日数回 → 月0〜1回 催促電話頻度
数十分 → 数秒 過去書類検索時間